Gestion del Cambio, parte I dimensionando el cambio

Lo único constante es el cambio,… Heraclito

Parte I, De qué tamaño es el reto?

Durante los siguientes artículos se estará tratando el tema de gestión del cambio, qué es? porqué hay que gestionar el cambio? qué propuestas existen para gestionar el cambio? y así varios temas que ayudan a entender este tema y manejarlo para que nos ayude en las tareas del día a dia, dentro y fuera de las organizaciones, bueno pues hay que iniciar por un tema básico:

De qué tamaño es el reto? Cuál será el esfuerzo que se hará para implementar un cambio? Qué tan compleja o simple es la ruta que se tiene enfrente al embarcarse en una iniciativa o proyecto que necesite de la gestión para el cambio?

Bueno en esta primera parte de varias, se darán algunas guías y respuestas que ayuden a dimensionar este concepto de complejidad y reto.

Primero la definición: qué es la Gestión del Cambio? Empecemos por revisar algunas de las que se encuentran en la Internet,..

“ es un enfoque estructurado para gestionar los aspectos de cambio relacionados con las personas y la organización para lograr los resultados comerciales deseados. Su objetivo es ayudar a la administración, los empleados y las partes interesadas a aceptar y aceptar el cambio en su entorno empresarial actual.”

“El cambio implica una transición. Es un proceso que requiere tiempo y compromiso para que tenga éxito. La gestión del cambio es el proceso que nos traslada de la metodología actual, lo que se hace ahora, hacia una nueva forma deseada de actuar y comportarse.”

“ es un conjunto de procesos que se emplea para asegurar que los cambios significativos se llevan a cabo en forma ordenada, controlada y sistemática a efecto el cambio organizacional.”

“La gestión del cambio es un término colectivo para todos los enfoques que se usan para preparar y apoyar a individuos, equipos y organizaciones para hacer cambios organizacionales”

En su aspecto más amplio y simple, la gestión del cambio es una PROCESO a través del cual en forma metódica y sistemática, se logra alcanzar un objetivo, manejando en forma productiva la resistencia al cambio y se logra la creación de un nuevo estado deseado del sistema. Usualmente los cambios se relacionan a razones evolutivas de mantenimiento (sobrevivir o adaptarse a nuevas condiciones ambientales dentro del mismo quehacer), de mejora (buscar una mayor retribución, crecer,…) o reinvención (simplemente dejar de ser lo que se era para hacer algo diferente)

Cómo saber cual es el tamaño del reto?

Para entender cuál podría ser la magnitud o la dimensión del esfuerzo relativo, requerido para implementar un cambio, habríamos de hablar primero de los diferentes niveles dentro de un sistema, al cual corresponde y donde se puede ubicar en alcance de un cambio. Aunque debe tenerse siempre en cuenta que estos análisis son relativos ya que dependen de cómo se defina un sistema.

Con base a lo anterior, empecemos por considerar los 3 niveles básicos que constituyen los sistemas, y que servirán para determinar la complejidad en implementar un cambio, los cuales son:

El NIVEL I, cambio de un elemento o célula, que es la unidad elemental, identificable por sí misma, que es el principales actor de un sistema y que se distingue de otros elementos por sus propiedades únicas y roles específicos. En la sociedad humana, la persona es el elemento clave y básico que la constituye. Mientras que en un organismo vivo, las células son dichos elementos básicos, que representan, la unidad funcional única para los mismos de su especie. Los elementos son la parte visible del sistema, son tangibles y se perciben a través de los sentidos, aunque en algunos casos estos elementos representan conceptos intangibles, como un departamento o una organización, que es parte de un sistema mayor.
El NIVEL II, cambio en las conexiones, o las ligas físicas o virtuales a través de las cuales los elementos interactúan para desarrollar una función que por sí solos no pudieran ejecutar, como se mencionó estas interconexiones pueden ser canales físicos de intercambio de material, energía o cualquier otra manifestación tangible de la naturaleza, cuya transferencia puede ser percibida y medirse en forma objetiva. Por otro lado en conexiones virtuales lo que intercambian los elementos son activos intangibles cuyo valor es relativo a la transacción, tal es el caso de la información, los datos, conocimiento,..
El NIVEL III, el cambio radical, o el cambio en el propósito del sistema, este es la piedra angular de un sistema y el que le da una razón de ser como tal, el propósito define el porqué los diferentes elementos participan y contribuyen, así como el cómo van a contribuir a este propósito funcional superior y común, es decir como se van a relacionar y qué protocolos deben seguirse en el proceso de funcionamiento del sistema. El propósito es esa función u objetivo que cada uno y pos sí solos, ninguno de sus elementos, por sí solos o reunidos sin ninguna conexión, sería capaz de realizar o alcanzar,
En un sentido amplio, es cuando 1 + 1 no es igual a 2, sino a 3 o a 4,…

Volviendo al primer párrafo con el que se inició esta sección y usando las descripciones de un sistema que acabamos de revisar, se puede empezar por analizar la posible complejidad y esfuerzo que requerirá un proceso de transición de un cambio, si determinamos y ubicamos en que nivel esta ubicado el alcance del cambio. De esta manera se puede en forma conceptual establecer que:

Nivel en el Sistema	Complejidad y esfuerzo relativo	Racional
NIVEL I Elemento, afecta a un elemento o célula individual del sistema	Bajo a medio, dependiendo de la complejidad de la composición de la célula o elemento	El cambio esta contenido a una célula o elemento, el grado de autoridad y nivel jerárquico requerido para su implementación es básico. Usualmente los afectados por el cambio son componentes de la misma celula El nivel de resistencia al cambio está limitado
NIVEL II Conexiones, afecta a la forma que se conectan y relaciones varios elementos de un sistema	Medio a medio alto, dependiendo si se afectan todas o solo algunas de las conexiones del sistema	Requiere coordinación entre las células o elementos involucrados para implementar el cambio, lo que implica consenso entre diferentes dominios de responsabilidad, el nivel de resistencia y erosión a vencer mayor dependiendo del carácter jerárquico del sistema, y la cultura de relación inter-funcional, en un sistema basado en silos el cambio costará más que un sistema colaborativo
NIVEL III Propósito, afecta a todo el sistema y su quehacer, es una re-definición total del sistema	Alto, todo el sistema cambia, sus relaciones, elementos pueden agregarse o eliminarse o re-definirse, los roles, las conexiones	Implica destruir para reconstruir, conservado lo criticó, lo que es importante para el nuevo estado del sistema, se re-definen relaciones en forma total, no solo al interior del sistema pero también al exterior del mismo, se destruyen relaciones jerárquicas viejas para imponer nuevas. El costo de no realizar adecuadamente la planificación y ejecución del cambio, puede costar la vida al sistema.

En esta tabla se resumen los conceptos de la principal discusión de este artículo, pero para complementar la idea y reforzar los conceptos, pongamos unos ejemplos de cómo debe analizarse la complejidad de implementar un cambio.

El nuevo chico en el pueblo (nivel I)

El caso típico de alguien nuevo que ocupa la posición en una organización, que alguien más venía ocupando, analicemos una serie de preguntas para determinar que tan fácil sera este cambio tan rutinario en las organizaciones, aunque pareciera muy simple ya que la nueva persona viene a ocupar un trabajo que ya existe, deben realizarse algunas consideraciones :

Qué tan definido y especificado está el trabajo que el nuevo ocupante deberá realizar
El cambio se da por una transición traumática (separación forzada) o natural (jubilación, ascenso, cambio a otra organización para mejorar,…)
Es un trabajo altamente automatizado o no
Es un trabajo donde se tiene mucho contacto con clientes internos y/o externos
Cuál es el marco de tiempo para realizar la transición
Qué necesidades de certificación y entrenamiento deben cubrirse antes de que se tome el puesto

Lo que se ve fácil, al final no lo es tanto, verdad

La nueva tecnología integradora (nivel II)

Típico de los procesos de automatización donde 1 o más elementos del sistema se “fusionan” en uno solo elemento más robusto, que simplifica procesos transaccionales internos pero no afectan el propósito del sistema como un todo, esto porque hay beneficios en tiempo de respuesta, reducción de costos, eliminación de errores, etc.

Las relaciones se re-definen completamente y la responsabilidad que antes se dividía entre 2 o más elementos del sistema, quedan en uno solo, que debe de considerarse en estos casos:

Cómo cambia el proceso, que roles y funciones deben reescribirse para ser adecuadamente comunicados e implementados?
Qué interfaces se afectan, qué conexiones se modifican? cuáles desaparecen y cuáles se crean?
Cuál es la percepción y afectación de los participantes del sistema? cómo mitigar el efecto negativo y enfatizar los aspectos positivos del cambio?
Qué cambios físicos tangibles y relacionales intangibles deben estar claros antes de iniciar el proceso de transición?
Cuál es la audiencia de partes interesadas, internas y externas, deben estar informadas del cambio y su efecto en su relación con ellos?, así cómo deben de estar involucradas durante la transición?
Cuáles son los cambios que en lo individual los elemento o células deben realizar para adaptarse al cambio?
Qué recursos adicionales se requerirán? y cuáles ya no serán necesarios?
Cómo el efecto total esperado del cambio en velocidad de proceso, volumen de datos, cargas de trabajo?,… afectará los requerimientos y capacidades de procesamiento de los elementos actual?
Cuáles son las etapas y momentos de la verdad?, qué definirán la hoja de ruta de la transición?

Con estos 2 ejemplos terminaremos este artículo, ya que hablar del 3er caso o nivel III, requiere de un artículo completo por todas sus implicaciones

En GAMONT QM tenemos soluciones para ayudarle a implementar cambios, así como para gestionar la transición en forma productiva y efectiva, las metodologías que usamos están diseñadas para realizar implantaciones exitosas en ambientes, multinacionales, multiculturales y multinacionales o regionales

Hasta el próximo artículo de esta serie que se titula “Gestión del Cambio, parte II, el proceso para gestionar el cambio“, lo pueden ver pulsando sobe el titulo