Desarrollo, parte I

“Empieza por el principio – dijo el Rey con gravedad – y sigue hasta llegar al final; allí te paras.” Lewis Carroll

En esta sección se presenta el cómo se propone implementar el método para resolución de problemas MASP, derivado de la metodología KAIZEN, combinando con el enfoque del pensamiento sistémico. Como se menciono en la INTRODUCCION, el alcance es desarrollar el método en uno o más problemas pilotos a solucionar, al mismo tiempo que se evalúa y determinan las bases para el despliegue a toda la organización.

Esta sección describe el alcance de la gestión que se oferta para la implementación de la propuesta GAMONT, como ayuda y acompañamiento durante el proceso.

Articulo: Leading From Behind: Enable Your Team By Doing Less

Antes de continuar, unas notas respecto a la administración de la relación GAMONT y la organización: No hay que omitir que los contenidos de las secciones no representan un CONTRATO, ni tienen vinculación legal o contractual, el CONTRATO DE IMPLEMETACION PILOTO MASP se establecerá y se revisara en la fase de DESPLIEGUE para su aprobación, si se aprueba se continuará con la implementación.

También, por facilidad para leer la información, la sección de desarrollo se presenta en 2 partes, esta que es la parte I es para la ejecución o Etapa I, la sección de la parte II se dedicara a la sección de SOPORTE metodológica para aplicar el pensamiento sistémico.

Pero de pronto en la fase de PREPARACION se realiza una propuesta económica por SERVICIOS DE CONSULTORIA, que incluye el diagnóstico y documentación del CHARTER GENERAL DEL PROYECTO este último concepto servirá para establecer las bases del CONTRATO DE IMPLEMETACION PILOTO MASP.

Por razones de simplicidad la ETAPA II de este tema se colocó en otra sección que puede acceder como DESARROLLO parte II, en el menú…es esa sección  se explica cómo se plantea implementar el enfoque sistémico combinado con el método MASP

ETAPA I, EJECUCCION DE LA IMPLEMENTACION

En esta etapa consiste se implementará el método de trabajo, o sea el conjunto de pasos o procedimientos específicos que se requieren para llevar a cabo el proceso de resolución de problemas.

Debe considerarse en todo momento que un método de trabajo puede ser aplicados por personas y no necesitan necesariamente depende de una tecnología o herramienta específica para implementarse.

Esta ETAPA I se subdivide en 3 fases de ejecución como se muestra en la figura anterior, en cada una se acentual con apoyo de herramientas y conceptos la forma que se aplica el pensamiento sistémico.

Al inicio de la fase 2, del Despliegue del MASP, una vez que se cuenta con el CHARTER DEL PROYECTO y una idea precisa del alcance de los pilotos o problemas a resolver. Asumiendo que
ya que se tiene un contexto lo suficiente mete especifico de la organización y del problema con el que se realizara la implementación del método de trabajo MASP, se establece el CONTRATO DE IMPLEMENTACION DEL PILOTO MASP, donde se documentaria:

 Objetivo del Proyecto piloto y alcance
 Equipo de coordinación, implementación y partes interesadas
 Las obligaciones de cada parte,
 Los tiempos y recursos requeridos-comprometidos
 Recursos para registro de aprendizajes y documentación de ajustes a procesos

Como parte de ese contrato establecer los planes de acción alternos en caso de desviaciones, los protocolos de resolución y escalamiento de conflictos, los términos económicos, legales vinculativos, y todos los requerimientos administrativos necesarios para una exitosa implantación de este proyecto de TRANSFORMACION ORGANIZACIONAL

En los siguientes graficos se explica cada paso de cada FASE

FASE DE PREPARACION

En la fase de PREPARACION se introduce la propuesta a la Organización a través de reuniones de trabajo y/o talleres, depende de lo que se acuerde al iniciar el contacto y conforme a la agenda, puede ser presencial o virtual, adaptable a las necesidades de los posible involucrados. Como arranque se presentará una agenda de introducción con base a una entrevista inicial

Esta etapa es básica y clave para determinar las necesidades del cliente, por lo que en la agenda de introducción de proyecto se incluirán un numero necesario de entrevistas con las partes interesadas e involucrados que la organización determine, teniendo en cuenta que se trata no solo de implementar una receta de cómo realizar una tarea, sino un proyecto de transformación en la cultura de trabajo.

Al terminar esta fase de PREPARACION se espera contar con el documento del CHARTER GENERAL DEL PROYECTO DE IMPLEMENTACOIN MASP que establezca

Qué problema o problemas se usara(n) como pilotó para desplegar el método MASP,

Cuáles son los recursos para realizar el piloto y el plan de despliegue a toda la organización, después del piloto, el objetivo global a lograr independientemente del piloto, el equipo de trabajo que incluirá participantes que lleven el aprendizaje posterior para el despliegue en el resto de la organización, y así, aunque no se comprometen los recurse para el despliegue total sino solamente para el piloto, si deberá incluirse en este alcance para valorar los beneficios con respecto, etc

El documento de CHARTER GENERAL DEL PROYECTO DE IMPLEMENTACION MASP tiene en su índice el listado de documentos que deben incluirse al final de esta fase de PREPARACION.

El cierre de esta fase de PREPARACION se establece cuando el problema (piloto) ha sido clarificado y precisado, para ser asignado a un equipo de trabajo para su resolución o ejecución del método,

FASE DE DESPLIEGUE MASP

El objetivo en esta fase es ejecutar el método MASP en forma del piloto, para la resolución de los problemas seleccionados, a la vez adquirir el conocimiento y habilidades que se replicaran.

Las actividades claves de esta fase se refieren a método MASP en si, aplicando cada paso con un enfoque SISTEMICO, por esta razón en las primeras actividades de evaluar el o los problemas seleccionados, para el piloto, debe ampliarse el alcance de lo que se analiza, involucrando participantes e información de fuera de los procesos involucrados, tanto como sea necesario para determinar que se han considerado fuentes y causas, que al incluirlas en el análisis, se eliminan causas subyacentes y se logran soluciones más efectivas.

Estos primeros pasos son críticos para la adecuada aplicación del enfoque sistémico, las herramientas y métodos específicos que se utilizaran, son adicionales a los tradicionales de un método MASP simple o similar, con los que se busca incluir el análisis la complejidad de las interacciones internas y externas, así como otros factores que enmascaran las causas subyacentes

Para ello es clave realizar en la primera mitad, talleres con miembros clave fuera de los procesos que aporten ideas y enfoques complementarios que den luz de causas que pueden estar ocultas, para ello también el uso de las herramientas difiere a los enfoques tradicionales. En esta primera mitad de la fase de DESPLIEGUE, se debe cerrar con la documentación de la propuesta CONTRATO DE IMPLEMENTACION DEL PILOTO MASP, que se desarrolla en forma paralela al análisis y evaluación del problema, para incluir los elementos requeridos y necesarios no solo de la implementación del piloto sino el plan básico que se revisara al final del proyecto, para la réplica del método sistémico de resolución de problemas

La segunda mitad de la fase de DESPLIEGUE queda pendiente de la aprobación del CONTRATO DE IMPLEMENTACION DEL PILOTO MASP, y se enfoca mas a aplicar herramientas de análisis de datos para establecer las causas e hipótesis para resolver los problemas, así como la ejecución del plan de acción para eliminar las causas encontradas. Durante esta proceso se pueden dar ajustes al alcance inicial del plan de implementación, no necesariamente al CONTRATO, pero si se puede detectar mediante las metodologías y herramientas usadas, que las acciones de reducir las causas identificadas no ha sido suficientemente efectiva, el detalle de como funciona estos ciclos de comprobación se discuten al hacer el plan de acción.

La fase de DESPLIEGUE se cierra con la ejecución del plan de acción para eliminar causas de los problemas, con una efectividad conforme a lo que se determinó en el proceso de análisis y durante la ejecución. Sin embargo, la evaluación formal de la fase de ejecución se realiza a posteriori, para evaluar completamente y en un periodo razonable de tiempo, así se pueden ajustar no solo factores de la ejecución para determinar las causas del problema y ejecutar soluciones, sino también esta etapa posteriori es para valorar la efectividad del pensamiento sistémico.

Con esto se quiere decir que puede darse un segundo ciclo para la solución de el o los problemas del piloto, esto se discute en la fase de SEGUIMIENTO

FASE DE SEGUIMIENTO

Esta fase corresponde a las actividades de evaluación de resultados y determinar conclusiones.

Si los resultados fueron satisfactorios, conforme a los objetivos y resultados esperados, se prosigue con revisar los aprendizajes para documentarlos y usarlos en el despliegue de esta nueva forma de trabajar al resto de la Organización.

El CONTRATO con GAMONT se termina a la entrega del reporte final del reporte, se puede negociar una ampliación con el alcance que la Organización determine: ya sea ayuda para terminar de planificar la replicación de este nuevo método de trabajo, .o iniciar la replicación y apoyar en un periodo concreto este despliegue adicional,. O lo que se negocie entre la Organización y GAMONT.

En caso de que los resultados no hayan sido satisfactorios, de se puede negociar un trato especial de seguimiento limitado para determinar si se pueden realizar ajustes y documentar aprendizajes en la etapa terminada, el apoyo GAMONT a posteriori estará determinada por la evaluación de lo sucedido y de lo que la Organización determine que desea hacer. Siempre será recomendable capitalizar lo aprendido y determinar cuándo esta solución puede ser adecuada para la Organización.

Lo que sigue después de este punto en resumen dependerá de lo que la organización valore y determine a parir de las experiencias de la implementación.

En la siguiente sección parte II de esta etapa de DESARROLLO se explica el soporte metodológico para aplicar el enfoque sistémico, que es el diferenciador de esta oferta respecto a otras de enfoque tradicional, disponibles en el mercado, ya sea como son o como parte de franquicias (Lean Six Sigma, Kaizen, Toyota,…).