Diagnostico preliminar de problemas SIS GEST

El propósito de este artículo es ofrecer una herramienta básica e inicial para analizar un problema relacionado a un sistema de gestión (calidad, seguridad, ambiental,..) de tal manera que se obtenga una perspectiva  preliminar, que permita conocer el sistema donde ocurre el problema (organización, empresa, institución, proceso) y su contexto, así como antecedentes y condiciones claves pero generales que deben considerarse. La herramienta consiste de un cuestionario con varias preguntas relacionadas al problema y los antecedentes alrededor del mismo

El cuestionario es un metodo preliminar e inicial para el diagnóstico y detección de las causas de un problema existente en un sistema para la gestión, para un uso mas eacto el cuestionario anterior, este debe adaptarse a las necesidades específicas de cada organización y sistema de gestión.

Las repuestas a las preguntas del cuestionario que se presente en el cuerpo de este documento pueden servir al dueño del sistema o proceso, donde ocurre el problema para visualizar una hoja de ruta inicial, así como al consultor o asesor, interno o externo, que este apoyando en este tema.

Este cuestoinario fue elaborado con el soporte de ChatGPT 4.0

PREGUNTAS

Como se menciono, copies estas preguntas en un formato libre si quiere usarlas para realizar un diagnostico preliminar de un problema en un sistema de gestion

  • ¿Cuándo comenzó a experimentar problemas con el sistema de gestión?
  • ¿Cómo describiría el problema o problemas que está experimentando en el sistema de gestión?
  • ¿Con qué frecuencia ocurre el problema o los problemas en el sistema de gestión?
  • ¿Puede identificar algún factor desencadenante o patrón relacionado con la aparición del problema?
  • ¿El problema afecta a todos los usuarios del sistema de gestión o solo a ciertos grupos de usuarios?
  • ¿Cuál es el impacto del problema en la productividad y la eficiencia de su organización?
  • ¿Ha intentado alguna solución temporal o acción correctiva para abordar el problema? Si es así, ¿cuál fue el resultado?
  • ¿Ha experimentado problemas similares en el pasado? Si es así, ¿cómo se resolvieron?
  • ¿Ha identificado posibles causas del problema, como problemas técnicos, deficiencias en la capacitación del personal o falta de recursos?
  • ¿Ha notificado al soporte técnico o al proveedor del sistema de gestión sobre el problema? Si es así, ¿cuál fue su respuesta?
  • ¿Se han realizado cambios recientes en el sistema de gestión, como actualizaciones, modificaciones en la configuración o cambios en los procesos de negocio?
  • ¿Existen problemas conocidos de compatibilidad o integración con otros sistemas utilizados en la organización?
  • ¿Cómo calificaría la calidad de los datos ingresados en el sistema de gestión? ¿Cree que esto podría estar contribuyendo al problema?
  • ¿Existen problemas de comunicación o colaboración entre los diferentes equipos que utilizan el sistema de gestión?
  • ¿Tiene su equipo acceso a la documentación y recursos necesarios para utilizar el sistema de gestión de manera efectiva?
  • ¿Cuál es su nivel de confianza en la seguridad de los datos y la privacidad en el sistema de gestión?
  • ¿Ha habido cambios recientes en su organización, como reestructuración, cambios en el personal o cambios en los objetivos comerciales, que puedan estar afectando el funcionamiento del sistema de gestión?
  • ¿Cuáles son sus expectativas en términos de resolución del problema y mejora del sistema de gestión?
  • ¿Qué recursos o apoyo adicional necesita para abordar el problema de manera efectiva?
  • ¿Hay alguna otra información relevante sobre el problema o sus causas que desee compartir?

Adicionalmente al cuestionario libre de copia, puede compartir sus respuestas a través de una hoja de captura de Google forms () para lo se le enviara una liga a esta hoja de captura, para que la rellene con sus respuestas y la envie, tan pronto sea recibida se le dará un tiempo de respuesta para recibir un análisis breve a partir de las respuestas. También si esta interesado en el Google forms() los puede solicitar PERO ANTES DE EMPEZAR A USARLO, HAGA UNA COPIA EN SU PROPIA COMPUATDORA PARA SALVAGUARDAR SU INFORMACION SIN COMPARTIRLA.

En cualquier caso asegurese de compartir información que no sea confidencial, pero sea útil para el análisis del problema, evite compartir: datos financieros, planes estratégicos, formulas clave, información de origen legal o cualquier información sensible que pueda requerir la firma de un NDA para compartirse y usarse en el análisis.

Si se interesa, envíe un mensaje a conrado.gaytan@gamontqm.com o en el canal de telegram GAMONT QM, para solicitar el acceso a la hoja de captura del cuestionario y también el análisis básico breve que se puede proporcionar, si así lo requiere