Priorización usando la matriz de Riesgos vs Ocurrencia con los Niveles de Madurez

“Lo que no se puede medir, no se puede gestionar”,
Simon Gonzalez de Rivas

“Lo que no se mide, no se puede mejorar”
Peter Drucker

La Matriz de análisis de riesgo, es un gráfico o matriz con dos ejes, uno vertical y otro horizontal, donde en un eje se coloca la escala de la probabilidad de riesgo de un incidente negativo y en el otro la magnitud del impacto del incidente, usualmente las escalas son relativos en números enteros que pueden ser en las siguientes configuraciones:

 

3×3: con los números enteros 1, 2 y 3 para ambas escalas, para probabilidad se interpreta como baja, media, alta; y para magnitud es nulo medio o alto,..

 

Pero también hay escalas de:

 

5 x 5; 10 X10 o mezclas 3 x 5; 5 x 10,…. Cuando se usan formatos de 5 x 5 en adelante es posible usar números fraccionarios y no solo enteros

 

Algunas formas de nombrar o sinónimos de categorías que se pueden usar en cada eje para describir las escalas son, para la magnitud de probabilidad o posibilidad de escalas dolorocurrencia del fallo

-Nunca, raramente frecuente
-Raro o Minimo, bajamente frecuente
-Probable, normal, frecuente
-Altamente Probable, muy frecuente
-Recurrente, altamente frecuente

 

Para la dimensión de magnitud de impacto del fallo las categorias por nivel pueden ser,…

-Nulo, apenas percibible o minimamente mediblefrequency-survey-scale-1-1236504
-Leve, percibible
-Menor, minimo, medicion minima
-Medio, esperado, medicion normal
-Mayor, Significativo, altamente medible
-Alto, catastrofico, alto impacto

 

 

En este tipo de representación gráfica de matriz se determinan o establecen áreas de colores de acuerdo a su nivel de criticidad, de esta manera

 

Una área de poca o nula criticidad de color verde en forma de un triángulo rectángulo risk-analsysis-templateisósceles (Inclinación de lado diagonal dirección NW a SE) en la que los ejes representan 2 lados de la figura y que representa combinaciones riesgo-impacto de baja criticidad que no requieren atención y solo aplica un seguimiento con cierta frecuencia, por si cambia el estatus de estos temas.

 

Un área de criticidad media o significativa de color amarilla intermedia, representada como un hexágono irregular inclinado con 2 lados diagonales más largos que los otro 4, que son paralelos con una dirección NW a SE y cuyo lado derecho es la frontera con el área de baja o nula criticidad y el lado izquierdo con la zona de alta criticidad. Aquí caen los temas que deben evaluarse detenidamente para darle un tratamiento efectivo en términos de determinar cuál es la mejor alternativa de tratamiento si eliminarlo, remediarlo, mitigarlo o dejarlo como esta, pero en cualquier caso esta debe ser un decisión analizada lo que debe considerar en qué periodo de tiempo se implementa la determinación.

 

Y una área de alta criticidad de color rojo, que es otro triángulo isósceles en posición invertida al triángulo de baja criticidad pero igual el lado diagonal ba dirección NW a SE, en esta área caen los temas que requieren ser mitigados o remediados inmediatamente, por su alto impacto.

 

Normalmente esta matriz se usa cuando no hay una forma o método cuantitativo directo para valorar estas 2 dimensiones, además que es una herramienta muy útil y fácil de usar para una priorización preliminar de temas de interés, también suele usarse en este tipo de gráficos círculos o burbujas cuyo diámetro es proporcional al tamaño del tema, así en un formato bidimensional se logra visualizar que tan probable es que ocurre un incidente, cuál sería la magnitud de su ocurrencia y el tamaño de el tema o asunto que se ve afectado

 

La Matriz como herramienta de priorización

 

Esta herramienta se puede aplicar en combinación con la clasificación de los niveles de maduración basado en el Modelo CMMI cuando se quiere determinar qué tareas o procesos de un Sistema de Gestión requieren ser remediados en forma inmediata, en un mediano-corto plazo y cuales se pueden dejar como están o transferirse al exterior del sistema para que un tercero los realice.

 

En este caso siempre debe ser el dueño del proceso y/o el experto del tema quienes deben valorar la probabilidad de ocurrencia, el impacto del fallo y el nivel de madurez

 

lo-que-no-se-mide-no-se-puede-mejorar-digital-bank-santiago-chile-2016-2-638Si agregamos un indicador del grado de severidad potencial que se puede estimar incluyendo cuál es grado de inmadurez en la estructuración y articulación de la tarea, entonces tendremos una forma completa y sencilla de priorizar las tareas o procesos que requieren una atención primaria y prioritaria.

 

El nivel de inmadurez o madurez de las tareas o procesos es el indicador que hemos tratado en otros artículos, a continuación les dejo la liga a uno de ellos: https://gamontqm.com/2019/01/16/nivel-de-madurez-sg/

 

Como se aplica al análisis del nivel de maduración de procesos

 

  1. Defina la escala de los ejes que se usar: 3, 5 o 10,.. Menos de 3 es inoperante y más de 10 sumamente complejo, lo recomendable es 5 
  2. Nombre o asigne una categoría a cada unidad de las escalas seleccionadas para cada eje de tal manera que facilite identificar en una forma semi cuantitativa tanto la posibilidad de ocurrencia como la magnitud del impacto del fallo de un proceso o tarea.
  3. En la primera sección se nombraron algunas de estas categorías normalmente usadas, deben ir de menor a mayor valor para que las tareas con una mayor probabilidad de fallo y un alto impacto queden en el extremo superior derecho, estos son los de mayor criticidad, mientras las tareas o procesos con los menor impacto y/o posibilidad de ocurrencia se visualizarán en la esquina inferior izquierda. 
  4. Cuando se usa excel, generando un diagrama de burbujas, esta gráfica tiene la capacidad de asignar un 3er parámetro (columna) que representa el tamaño de cada burbuja individual (diámetro) que representa en este caso la diferencia de el nivel de madurez actual y el máximo alcanzable (5) expresado como por ciento, calculado usando la siguiente ecuación:  

    % de brecha a cerrar = (5 – valor de madurez actual)* 100 / 5 
  5. Finalmente calcule el Índice de severidad usando la ecuación que sigue, este índice ayudará a priorizar ordenando de lo asuntos de mayor criticidad a los de menor,..

    Índice de Criticidad = Riesgo * Impacto * % Brecha

 

De esta manera se genera un gráfico donde se visualiza cada tarea o proceso presentado como un círculo (burbuja) cuyo diámetro es proporcional al Índice de Criticidad y su ubicación (xy) dependerá de la probabilidad de ocurrencia y la magnitud del efecto, en el desempeño del SGO, conforme a la valoración que haga el dueño del procesos y un experto del tema.

 

Con esto ya cuenta Usted con una herramienta que le ayudará rápida y fácilmente adownload priorizar qué tareas o procesos necesitan atención inmediata y cuáles después

 

Bueno espero que esta forma de priorizar tareas o procesos en su mejora o maduración les sea útil

 

Hasta Pronto

 

CG